Open Source Business Intelligence für Einkauf und Lieferantenmanagement

Mit EIS kühl analysieren und optimieren 

Planen. Analysieren. Reporten. Wer diesen Dreiklang virtuos beherrscht, trifft den richtigen Ton für mehr Erfolg im strategischen Einkauf. Dazu empfiehlt Dennso ein leistungsstarkes Einkaufs-Informations-System (EIS), das Schluss macht mit dem „Spreadsheet-Chaos" der begrenzten Excel-Welt: Basierend auf der Open-Source-Lösung Palo, öffnet es einen zentralen, multidimensionalen Datenbestand, den alle Anwender gemeinsam für unterschiedliche Business-Intelligence-Anforderungen nutzen können. Schnell. Flexibel. Kosteneffizient.

Steigender Margendruck in den Absatzmärkten und Forderungen nach Kostensenkungen durch Management und interne Abnehmer verlangen die stetige Optimierung des Einkaufs. Dieser hat umfassende Transparenz über alle Liefer- und Leistungsbeziehungen herzustellen sowie Rationalisierungspotenziale entlang der gesamten Zulieferkette zu erkennen, zu quantifizieren und zu erschließen.

Die dafür nötigen gezielten Analysen können ERP-Systeme wie etwa SAP oder Kalkulationsinstrumente wie MS Excel aber nur unzureichend bereitstellen. So entsteht zum Beispiel beim Einsatz von Excel für die Erstellung von Tabellen zur Abbildung von Planungen, Analysen und Reportings oft viel Konfusion: Bei der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen und Versionen von Excel-Sheets werden etwa Tabellenformeln überschrieben oder neue Zeilen und Spalten in Tabellenblätter eingefügt. Zudem ist die Tabellenkalkulation in der Regel begrenzt auf die Darstellung von Informationen in Zeilen, Spalten und Arbeitsblättern, was komplexere Planungs- und Reportingarbeiten erschwert und damit die Erzielung von Fortschritten im Einkauf bremst.

Daten-Würfel erweitert Excel-Funktionalität
Das Open Source Einkaufs-Informations-System EIS der Dennso Management Consulting kann diese Bremse lösen. Die Software basiert auf der OLAP-Technologie (OLAP = Online Analytical Processing) und nutzt Excel als Frontend. EIS-Anwender müssen daher nicht auf die meist gewohnte Arbeitsumgebung verzichten und können die Vorteile des Tabellenkalkulationsprogramms wie etwa bekannte Funktionalitäten oder transparente Darstellungen weiterhin nutzen.

Die entscheidenden Stärken von EIS liegen jedoch an anderer Stelle. So ermöglicht die Software die mehrdimensionale Strukturierung der Daten. Das heißt: Business-Kennzahlen wie etwa Umsatz- oder Kostengrößen sowie Kategorien wie Lieferanten, Kunden, Artikel, Regionen oder Zeiträume werden als „Dimensionen" in einem gemeinsamen Datenraum dargestellt. Dort lassen sie sich mehrfach bzw. unterschiedlich miteinander in Beziehung setzen, betrachten und bewerten. Im Vergleich zur zweidimensionalen Darstellung in der sonst gewohnten Tabellenkalkulation werden die Daten also dreidimensional wie in einem Würfel dargestellt. Mit Hilfe von Filterfunktionen lassen sich aus diesem Würfel die jeweils benötigen Informationen schnell herausziehen: bei einer ABC-Analyse zum Beispiel die Artikel, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg oder in einer ausgewählten Region 75 Prozent des Einkaufsvolumens ausmachen.

Ein Datenserver für alle Nutzer
Ein weiterer grundlegender Vorteil: EIS erlaubt die gemeinsame Nutzung durch viele Anwender, die alle in derselben zentralen Datenbasis arbeiten. Damit ist die Konsistenz und Aktualität der Daten und darauf aufbauenden Analysen und Berichte jederzeit gesichert. Dabei verwaltet ein Datenserver eine nahezu unendliche Anzahl von Daten und kann Informationen, Analysen und Reports bestehender Systeme integrieren. Die Technologie ist ausgelegt auf hohe Performance und die Durchführung komplexer Analysevorhaben mit hohem Datenaufkommen. Ein Benutzer- und Berechtigungsmanagement hilft dabei, dass jeder Anwender sich nur in dem für ihn wichtigen (definierbaren) Datenraum bewegt.

Durch den modularen Aufbau der EIS-Architektur lassen sich neue Analysen leicht anlegen, auch erfordern sie keine Kenntnisse in komplizierten Programmiersprachen. So kann jeder Fachbereich schnell und intuitiv seine eigenen Reports und Berichte erstellen, die sich dennoch auch abteilungsübergreifend verwenden lassen. Bei dieser Arbeit verhindert eine Versionisierungsfunktion das bekannte „Excel-Chaos" im komplexen und daher oft unübersichtlichen Erstellungsprozess.

Lizenzkostenfrei, auf Wunsch mit Web-Frontend
Weiteres Plus: EIS ist ein Produkt auf Basis der Palo Business Intelligence Suite von Jedox, einer bewährten, aus der OLAP-Technologie entwickelten Open-Source-Lösung. Im Gegensatz zu ähnlich leistungsstarker kommerzieller Software entstehen somit deutlich geringere Anschaffungs- und Betriebskosten. In der Community-Version ist EIS lizenzkostenfrei, auch Wartungskosten entfallen. Und weil das Customizing in der Regel im Unternehmen selbst vorgenommen wird, entstehen nur geringe laufende Kosten. Unterm Strich resultieren daraus hohe Kostenvorteile, ohne auf Sicherheit, Professionalität und Funktionsumfang für komplexe Anwendungen verzichten zu müssen.

EIS stellt auch weitergehende Ansprüche zufrieden: Neben Excel als Frontend steht ein Web-Frontend zur Verfügung, etwa für eine dezentrale Datenerfassung. Über einen Worksheet-Server lassen sich Excel-Reports in Web-Reports konvertieren, also alle Daten und die gesamte Funktionalität abrufen - per Web-Browser und ohne Installationsaufwand.

Türöffner für den optimalen Einkauf
Die erfahrenen Berater und Praktiker der Dennso entwickelten das Open Source Einkaufs-Informations-System als Werkzeug zur

• Einkaufspotenzialanalyse,
• Strategieentwicklung,
• Steuerung im Einkauf,
• Lieferantenbewertung und Vorbereitung für Verhandlungen mit Lieferanten.

Die Software lässt sich jedoch auch für die Analyse und Reporting-Anwendungen in anderen Fachbereichen wie etwa Materialwirtschaft, Vertrieb, Logistik oder Controlling einsetzen. Entsprechende Auswertungen und Reports können durch den Fachbereich (unterstützt durch die IT-Abteilung) oder durch die Dennso Management Consulting konzipiert und erstellt werden.

Dennso hat bereits umfangreiche Werkzeug- und Methodensets entwickelt, die Daten, Analysen und Methoden des Einkaufs für strategische Entscheidungen unternehmensübergreifend verfügbar machen und die sich in der Unternehmenspraxis seit vielen Jahren bewähren. Diese Lösungen basieren in der Regel auf Beratungsprojekten, die explizit auf das Erkennen und Realisieren von Einkaufspotenzialen abzielen. Die Unternehmensberatung bietet deren fachliche Umsetzung auf Palo-Basis wie auch die komplette Portierung von Arbeitsblättern in eine Palo-Datenbank an. Dies gilt auch für Themen aus Vertrieb, Finanzen oder Personal. Darüber hinaus veranstaltet Dennso regelmäßig Palo Trainings und Spezialworkshops, die es ermöglichen, das Erlernte direkt im Arbeitsumfeld einzusetzten. 

Fallbeispiel: International tätiger Automobilzulieferer
Am Beispiel eines Dennso-Mandanten wird der Nutzen des Einkaufs-Informations-Systems deutlich: Ein Ziel dieses Projekts war es, dass alle Facheinkäufer (Commodity Manager) methodisch dieselbe Sprache sprechen. Dies ermöglichen nun die einheitlichen Methoden und Analysewerkzeuge im Dennso EIS und das entsprechende unternehmensweite Einkäufertraining. Des Weiteren sollten Auswertungen und Analysen, die ein Einkäufer entwickelt oder auf Seminaren aufgreift, nicht mehr individuell mit Excel oder ähnlichen begrenzten Instrumenten realisiert werden, da sie dann für die Einkäufer-Kollegen nur schwer verfügbar und überdies kaum zu pflegen sind. Mit Einführung von EIS lassen sich nun neue Analysen im „Lead Buying Circle" des Unternehmens diskutieren und dann von einem entsprechend trainierten Einkäufer bzw. dem IT-Support in den EIS-Werkzeugkasten aufnehmen. Die Dennso-Lösung wurde damit zur umfassenden Basis für ein unternehmensindividuelles Wissensmanagement mit einheitlicher Methodennutzung für den gesamten Einkauf.

Vorteile des Dennso Einkaufs-Informations-Systems EIS auf einen Blick:

• Zentralisierte, auch webbasierte Business-Intelligence-Lösung, welche die Excel-Performance mehrdimensional und funktional erweitert
• Umfassend nutzbares Reportingwerkzeug, das ohne Mehrkosten beliebig ausgebaut werden kann
• Deutliche Prozessvereinfachung in den Planungs- und Reporting-Abläufen und der Informationsverfügbarkeit
• Einfache Handhabung mit transparenten, individuell anpassbaren Analysen und Reports in kürzester Zeit
• Schnittstellenintegration von Vorsystemen (SAP; alle gängige Datenbanken) mit schneller Übernahme von Daten sowie (bewährten) Auswertungen und Reports
• Umfangreiches Berechtigungssystem mit gezielter Rechtesteuerung
• Einfaches Customizing neuer Analysen, die auch abteilungsübergreifend eingesetzt werden können
• Kurze Implementierungszeiten
• Geringer Schulungsaufwand
• Kostengünstige Umsetzung auch komplexer fachlicher Anforderungen
• Reduzierung von Lizenz- und laufenden Wartungskosten durch Open-Source-Software
• High-End-Consulting-Angebote mit professionellem Support (plus Palo Community)