Einkaufspreisanalyse

So bringen Sie echte Transparenz in Lieferantenangebote

Ob bestimmte Lieferanten oder geforderte Produkteigenschaften zu teuer sind, entscheiden Unternehmen häufig mit Hilfe einer Einkaufspreisanalyse. Bei komplexen Produkten mit mehreren Bauteilen sind diese Analysen aber häufig ungenau. Das liegt u.a. an den eingesetzten Methoden, wie beispielsweise linearer Preis-Analysen oder Vergleichs-kalkulationen, mit denen nur Preise einfacher Bauteile korrekt analysiert werden können oder aber spezielles Fachwissen erforderlich ist. Auch eine zu späte Einbindung des Einkaufs außerhalb des Produktdefinitionsprozesses verhindert häufig eine gezielte Produktpreisanalyse. Dennso bietet spezielle Workshops und individuelle Beratungs-leistungen an, mit denen bereits in einer früheren Phase der Produktentwicklung neben dem Einkauf auch andere Abteilungen in die Preisanalyse eingebunden werden können. Ein aus einer Vielzahl von Beratungsprojekten entwickelter Methodenbaukasten findet hierbei Anwendung.

Die Einkaufspreisanalyse zerlegt den Basispreis für die zur Produktentwicklung benötigten Bauteile in seine Bestandteile. So wird die Preisobergrenze bestimmt und Transparenz geschaffen - für eine erfolgreiche Verhandlungsführung mit Lieferanten. Dabei ist die Einkaufspreisanalyse für die Ermittlung von Kostenrichtwerten sowohl von Sachgütern als auch Dienstleistungen geeignet.

Angewiesen auf eine Einkaufspreisanalyse sind Abnehmerunternehmen besonders dann, wenn Alternativangebote anderer Lieferanten - zum Beispiel bei technisch exklusiven Beschaffungsobjekten - fehlen. „Neben der Ermittlung preisleistungsoptimaler Einkaufspreise ist die Einkaufspreisanalyse aber auch für die Transparenz der technischen Zusammenhänge von Produkten und zum Aufbau von produktspezifischem Know-how förderlich", sagt Dennso-Berater Tobias Müller.

Welche Methoden als adäquat anzusehen sind, ist als Erstes von den verfügbaren Informationen im Unternehmen abhängig. Liegen zum Beispiel genaue Daten zum Herstellungsprozess eines zu beschaffenden Bauteils vor, können die Kosten und der Preis des Bauteils von unten nach oben kalkuliert werden. Wie teuer der Herstellungsprozess eines angebotenen und benötigten Bauteils wirklich ist, wird so nachgerechnet.

In Situationen, in denen bei der Beschaffung keine detaillierten Informationen zum Herstellungsprozess vorliegen, wird in der Regel die Linearpreisanalyse (LPP) zum Einsatz gebracht. Die LPP ist ein vereinfachendes Hilfsmittel auf Grundlage der Regressionsanalyse. Sie setzt verschiedene Produkte, auch verschiedener Lieferanten, in Bezug auf Preis und Leistung miteinander in Vergleich. Dazu werden die Produkte als Koordinatenpunkte in einer Linearpreisdarstellung abgebildet.

Nachteilig bei der LPP ist, dass die Leistung bei Anwendung der Methode zu einem einzelnen Wert aggregiert wird, was vor allem bei komplexen Produkten ein falsches Ergebnis liefern kann. Produkte, deren Preise von der Linearpreisgeraden abweichen, können verborgene Leistungsmerkmale haben, deren Nichtberücksichtigung die Preise zu hoch oder zu niedrig erscheinen lassen. Auch die Annahme eines linearen Preisvergleichs ist in der Praxis nicht zu bestätigen: So steigt in der Praxis der Grenzpreis in Abhängigkeit von der Leistung. Für einen sorgsamen Preisvergleich ist die Linearpreisanalyse somit letztlich ungeeignet.

„In unserem Beratungsalltag haben wir auch festgestellt, dass es gerade bei komplexen Produkten mit mehreren Bauteilen für die Genauigkeit der Analysen nachteilig ist, dass der Einkauf dabei erst in der Beschaffungssituation tätig wird", sagt Dennso-Berater Tobias Müller und fügt hinzu: „Mit den üblicherweise angewendeten Linearpreisanalysen können nur Preise für einfache Bauteile korrekt analysiert werden. Cost Break Downs und andere Preisvergleiche finden zwar statt, aber die Hauptkosten sind durch die bereits festgelegte Entwicklung nicht mehr beeinflussbar."

„Unternehmen sind daher gut beraten, wenn sie zu unterschiedlichen Phasen des Projektlebenszyklus andere Tools zur Preisanalyse anwenden", so Müller. Denn in den unterschiedlichen Phasen können unterschiedliche Werte besser beeinflusst werden. Während in der Produktentstehungsphase eher Tools und Methoden aus dem Bereich Design-to-Cost, Target Costing, Benchmarking, aber auch die klassische Wertanalyse gefragt sind, ist die Auswahl nach dem Produktionsstart weitaus schwieriger.

Letztendlich benötigen viele Methoden ähnliche Daten, wie Stücklisten, Kalkulationen, Finanzdaten. Diese Daten werden allerdings von unterschiedlichen Abteilungen generiert und aktualisiert, um dann im weiteren Lebenslauf weiterverarbeitet zu werden.

Der Einsatz einer Methode zu Beginn eines Projektes macht den Einsatz einer anderen überflüssig, das heißt den handelnden Abteilungen muss ein entsprechender Methodenbaukasten zur Verfügung stehen, der dies berücksichtigt und für die jeweils gestellte Situation (Projektstatus, Herausforderung, bereits angewandte Methoden) eine Möglichkeit der Optimierung bietet.

Dieses Konzept beinhaltet auch, dass erstmals alle Abteilungen gemeinsam an der Einkaufspreisanalyse arbeiten und schon in einer frühen Phase der Produktentwicklung aktiv miteingebunden werden müssen, um ein bestmöglichstes Ergebnis zu erhalten. „Nicht selten können dann Einsparungen von bis zu 20 Prozent erzielt beziehungsweise Kosten von vorneherein vermieden werden", so Müller.

Seinen Kunden bietet Dennso Management Workshops und individuelle Beratungen an, in denen bereits in einer früheren Phase der Produktentwicklung neben dem Einkauf auch andere Abteilungen, wie Entwicklung, Fertigung und Vertrieb, in die Preisanalyse miteingebunden werden können beziehungsweise von Anfang an gemeinsam die Einkaufspreisanalyse durchführen. Ein aus dem Beratungsalltag entwickelter breiter Methodenbaukasten findet dabei Anwendung, der eine situationsspezifische Vorgehensweise zur Analyse von Einkaufspreisen erlaubt.

Außerdem kann über die Dennso-Website eine kostenlose Demo-Version des von Dennso entwickelten Online-Tools für eine schnelle Linearpreisanalyse (Linear Performance Pricing, LPP) genutzt werden. Zusammen mit der Fachhochschule Wedel entwickelt Dennso zudem ein Tool, mit dem auch bei nicht-linearen Zusammenhängen zwischen verschiedenen Bauteilen - wie bei komplexen Produkten üblich - korrekte Preisanalysen möglich sind. Die Software, zu deren Entwicklung die Unternehmen AL-KO KOBER AG und Berrang praxisnahe Daten liefern, wird voraussichtlich im Herbst dieses Jahres auf den Markt kommen.