Dennso Open Source Einkaufs-Informations-System

Transparenz - Lieferantenmanagement - Einkaufserfolg

Projektbeispiel: Einkaufscontrolling bei einem international tätigen Automobilzulieferer

Projektergebnisse

Das Dennso Open Source Einkaufs-Informations-System

Spezialworkshop: Aufbau eines Open Source Einkaufs-Informations-Systems

Um das volle Potenzial im Einkauf auszuschöpfen, ist ein umfassendes Einkaufs-Informations- und -Steuerungssystem eine wichtige Voraussetzung.

In der Beschaffung eingesetzte ERP-Systeme (z. B. SAP, Baan, etc.) generieren zwar umfangreiche Daten über operative Beschaffungstransaktionen, bieten dem Einkäufer aber wenig Unterstützung bei der Entwicklung und Durchsetzung von Einkaufsstrategien bei der Identifizierung von Einkaufspotenzialen.

Aufbauend auf der umfangreichen Linien- und Beratungserfahrung im operativen Einkauf und der strategischen Beschaffung und den dabei eingesetzten Werkzeugen und Methoden hat die Dennso Management Consulting spezielle und praxiserprobte Methoden und Systeme entwickelt, mit denen Daten, Analysen und Methoden des Einkaufs für strategische Entscheidungen unternehmensübergreifend verfügbar gemacht werden können.

Hierbei setzen wir auf Software-Lösungen, die neben vielfältigen einkaufsstrategischen Fragestellungen auch die Berücksichtigung unternehmensindividueller Anforderungen ermöglichen. Auf Basis der Open-Source Plattform Palo, einer leistungsfähigen OLAP-Datenbank mit Excel-Frontend, realisieren wir effizient und kostengünstig Berichte und Analysen, die eine umfassende Unterstützung der Einkaufsmitarbeiter ermöglichen.

Projektbeispiel Einkaufscontrolling:

International tätiger Automobilzulieferer

Ausgangssituation / Zielsetzung:

Steigender Margendruck in den Absatzmärkten und Forderungen nach nachhaltigen Kostensenkungen durch Management und interne Abnehmer bedingen einen immer effektiver werdenden Einkauf, um die geforderten Rationalisierungen auch in der Zulieferkette durchzusetzen und zu erschließen.

In heutigen Beschaffungsmärkten sind nur diejenigen Einkaufsorganisationen voll leistungsfähig, die über umfassende Transparenz der Liefer- und Leistungsbeziehungen verfügen.

Die Lösung

Erfolgreiche Einkaufsorganisationen sind in der Lage, durch gezielte Analysen Potenziale zu identifizieren, diese zu quantifizieren und gegenüber Lieferanten faktenorientiert zu argumentieren. Hierbei unterstützen Dennso Einkaufsanalysen das Einkaufscontrolling und die Einkäufer.

Da bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP) die benötigten Analysen i.d.R. nicht in ausreichendem Maße bereitstellen können, werden im Einkauf regelmäßig eigene analytische Anwendungen benötigt, die auf Transaktionsdaten aufbauen und diese auswerten.

Die Dennso Management Consulting berät und unterstützt seit vielen Jahren mittelständische und große Unternehmen bei der Weiterentwicklung des Einkaufs und der systematischen Erschließung von Kostensenkungs- und Optimierungspotenzialen.

Regelmäßige Anforderungen in diesen Umsetzungsprojekten ist die Bereitstellung eines Werkzeug- und Methodensets zur Datenanalyse und -auswertung, Strategieentwicklung und Strategiedurchsetzung. Das Dennso Systemlösungen sind durch erfahrene Berater und Praktiker als Werkzeug für

• Potenzialanalyse
• Strategieentwicklung und
• Steuerung im Einkauf

entwickelt worden.

Sie enthalten Methoden und Analysen, die sich über Jahre in Unternehmen bewährt haben.
Während andere Lösungen das Berichtswesen und allgemeine Übersichten des Einkaufsgeschehens fokussieren, verfolgen wir einen anderen Weg:

Die Dennso Systemlösungen basieren auf Einkaufs-Beratungsprojekten, die explizit das Erkennen und Realisieren von Einkaufspotenzialen zum Ziel haben. Das bedeutet, dass die Methoden und Werkzeuge auf eine schnelle Potenzialerkennung und die Unterstützung bei der Umsetzung bis hin zur argumentativen Verhandlungsvorbereitung ausgelegt sind. Mit allgemeinen Berichten und Sichten des Einkaufscontrolling und des Berichtswesens für die Geschäftsleitung werden darüber hinaus weitere Aspekte abgebildet.

Ein weiterer wichtiger Unterschied ist die offene Business Intelligence Struktur des Frontends. Mit der Excel-basierten Frontendlösung steht ein analytischen Werkzeugkasten zur Verfügung, in dem mächtige Werkzeuge enthalten sind und in das der Einkauf (ggf. mit geringer Unterstützung) stetig neue Werkzeuge einstellen kann.

Warum ist das wichtig?

Ein Beispiel eines unserer Mandanten macht den Nutzen deutlich. Ziel war, dass alle Facheinkäufer (Commodity Manager) methodisch die gleiche Sprache sprechen. Dieses geschieht durch die Methoden und Analysewerkzeuge und das unternehmensweite Einkäufertraining in diesen Methoden. Ein weiteres wichtiges Ziel war es, dass - vom Einkäufer entwickelte und in Seminaren diskutierte - Auswertungen, Analysen, etc. nicht mehr individuell realisiert werden, da sie dann für die anderen Einkäufer nur schwer verfügbar und kaum pflegbar sind. Vielmehr werden neue Analysen im Lead Buying Circle diskutiert und dann von einem entsprechend trainierten Einkäufer bzw. dem IT-Support in den bestehenden Werkzeugkasten aufgenommen. Das Customizing neuer Analysen ist z. B. für geübte Excel Anwender leicht durchführbar. Hierdurch werden Methoden, z. B. zur Potenzialerkennung, das Lieferantenmanagement oder Optimierung spezieller Fragestellung (z. B. Einkauf, Lager, Supply Chain Management), schnell für alle Einkäufer verfügbar. Die Einkaufsleitung setzt darauf aufbauend entsprechende Ziele der Potenzialarbeit.

In traditionellen IT-Systemen für den Einkauf, in denen man auf das nächste Release warten und hoffen muss, dass seine Anforderungen berücksichtigt werden, geht im Vergleich viel Zeit und Geld verloren.

Projektergebnisse:

Für das Unternehmen bedeutet dies, dass ein kostengünstige und schnell verfügbare Lösung eingeführt wurde, die für ein langen Zeitraum ein ständiger Begleiter der Einkäufer von der Potenzialerkennung über die Verhandlungsvorbereitung bis zur Erfolgsmessung sein wird. Den Einkäufern wurden zeitliche Freiräume geschaffen, sich intensiv mit der Potenzialarbeit auseinanderzusetzen.

Zusammengefasst sind die Vorteile der Dennso Lösung durch folgende Merkmale beschrieben:

• Durch den Einsatz von Open-Source Software ist die Lösung ohne Investitionen, Lizenzkosten oder laufende Wartungskosten verfügbar
• Unternehmensindividuelle Anforderungen sowie Ad-hoc Berichte und Analysen sind problemlos und einfach integrierbar
• Der modulare Aufbau ermöglicht die schnelle Erweiterung des Methodenspektrums direkt durch den Fachanwender des Unternehmens.
• Die Oberflächen sind an unternehmensspezifische Corporate Designs anpassbar
• Neben der Nutzung von Standardanalysen und -reports ist die freie Ad-hoc Analyse in der gesamten Datenbank möglich
• Ein detailliertes Berechtigungssystem erlaubt eine gezielte Rechtesteuerung.
• Offene Systemschnittstellen sorgen für eine leichte Integrierbarkeit in die bestehende Systemlandschaft und Wartungsfreundlichkeit