Eine Altenpflegerin kümmert sich um eine ältere Heimbewohnerin

Ein Beispiel aus der Beratungspraxis zeigt, wie systematisches Vorgehen und ein gemeinsam umgesetzter Lösungsweg zu mehr Effizienz in den Betriebsabläufen führen.

Viele Mandanten nehmen die Beratung der Dennso in Anspruch, um Kosten zu reduzieren oder den Umsatz zu steigern. Bei diesem Mandanten war die Motivation anders: Im Projekt bei einem der führenden deutschen Pflegheimbetreiber ging es sehr wohl um die Verbesserung von Geschäftsprozessen und Abläufen. Vorrangiges Ziel dabei waren jedoch nicht die Optimierung von Kosten, sondern die Verbesserung der Arbeitsbedingungen des Pflegepersonals und die Erhöhung der für pflegerische Leistungen tatsächlich verfügbaren Zeit, was unmittelbar den Heimbewohnern zugutekommt.

Konzeption – Pilotierung – Rollout

In der Vergangenheit wurden die Bedarfe über SAP SCM Warenkörbe bestellt und einzeln, zumeist durch Paketdienste, angeliefert. Neben dem Aufwand für Lagerbestandsüberwachung und Bestellungen war insbesondere die Vielzahl der Anlieferungen und das nachfolgende Transportieren und Einlagern der Waren durch das Pflegepersonal ein regelmäßiges, zeitintensives Ärgernis.

In von Dennso Beratern moderierten Teams aus Mitarbeitenden der verschiedenen tangierten Funktionen, z. B. Pflegedienst, Wohnbereichs­leitung, Materialwirtschaft, Zentraleinkauf, Facility Management, Qualitätsmanagement, wurden Verbesserungsmaßnahmen für die Beschaffungslogistik und Warenversorgung erarbeitet.

Kern der Verbesserungen ist die Umstellung der Materialwirtschaft von Bestell- und Anlieferprozessen auf sogenanntes Vendor Managed Inventory. Dabei übernehmen speziell ausgewählte Lieferanten die Bewirtschaftung von Lagerräumen in den einzelnen Pflegeeinrichtungen und sorgen eigenverantwortlich dafür, dass an den Standorten jederzeit ausreichend Produkte eines zuvor definierten Sortiments verfügbar sind.

Einige wichtige Anforderungen waren:

  • Trotz saisonaler Bedarfsschwankungen sollte immer ausreichend Ware verfügbar sein.
  • Die Logistiklösung sollte ohne Mehrkosten für die Pflegeheime sein.
  • Es wird kein interner Aufwand mehr für Bestandsüberwachung, Bestell,- und Wareneingangsprozesse benötigt

Eine eingehende Sortimentsanalyse der eingesetzten Produkte sowie der spezifischen Verbräuche bildete die Grundlage für die nachfolgenden Realisierungsschritte. Nach Abschluss der Analysen und Vorarbeiten wurde zunächst mit den Lieferanten die Pilotierung an einem Standort vereinbart und umgesetzt. In den folgenden Monaten wurden Betriebserfahrungen mit dem neuen Logistikablauf gesammelt und die Prozesse und Mindestbestandshöhen weiter optimiert. Das Ziel, den Pflegebereichen auch bei saisonalen Bedarfsschwankungen ausreichen Ware bei gleichzeitig geringstmöglicher Kapitalbindung und Logistikkosten zu verfügbar zu machen wird nun erreicht, ohne dass das Pflegepersonal hierfür Zeit aufwenden muss.

Der Erfolg der Pilotierung bestätigt die im Projekt gewählte Vorgehensweise. Ausgehend vom Pilot-Standort werden 2018 auch die weiteren Standorte auf diese effiziente Form der Materialwirtschaft umgestellt.

Win-win für Pflegeeinrichtung und Lieferanten

Die Lösung bietet Vorteile sowohl für die Pflegeeinrichtungen, wie auch für die Lieferanten.

  • Entfall von Bestellprozessen bzw. Bestellannahme- und Wareneingangsprozessen
  • Feste monatliche Lieferzyklen reduzieren Lieferverkehr und Logistikkosten
  • Elektronischer Datenaustausch ersetzt traditionelle Debitoren- / Kreditoren Prozesse zwischen den Parteien
  • Stärkere Lieferantenintegration zu beiderseitigem Nutzen
  • Mehr Zeit des Pflegepersonals für ihre eigentliche Arbeit in der Pflege
  • Gesündere Arbeitsbedingungen für das Pflegepersonal