Process Mining – die Zukunft der digitalen Prozessoptimierung?

In diesem Artikel zeigen wir an Beispielen aus unserer Beratungspraxis wie Process Mining für ein Unternehmen nachhaltig nutzbar gemacht werden kann.

Process Mining bezeichnet die Auswertung von Daten, die bei der IT-gestützten Bearbeitung von Geschäftsprozessen vom IT-System in Form von Log-Dateien oder Events protokolliert werden. Denkt man dabei an Volumenprozesse im Vertrieb oder in der Logistik, oder an Genehmigungsprozesse in Banken und Versicherungen, so können dabei große Datenmengen entstehen. In diesem Sinne ist Process Mining eine Teildisziplin der Big Data Analytics. Der Gartner Market Guide listete in seinem Technology Trend 2019 Process Mining als Teil von Augumented Analytics.

Wie kann man Process Mining im eigenen Unternehmen einsetzen?

Die Stärke der Prozessanalyse mit Process Mining liegt in der Geschwindigkeit und der geringen zeitlichen Belastung der Fachbereiche.

 

 

Das ist neu: Für die Geschäftsprozessanalyse und Optimierung  werden nun nur Daten benötigt, die die IT-Abteilung leicht bereitstellen kann. Diese Daten werden dann mit spezieller Software ausgewertet, die den Prozessfluss inklusive aller Schleifen und Verzweigungen grafisch aufbereitet.  Außerdem werden Häufigkeiten, Fallzahlen und Durchlaufzeiten aufzeigt. Diese Auswertungen bilden die Basis für die Optimierungsarbeit.

Im Kontrast dazu steht die traditionelle Erhebung von Geschäftsprozessen in Interviews und Workshops, die über Wochen eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entlang der gesamten Prozesskette involvierte. Die Big Data basierte Prozessanalyse bietet hier einen riesengroßen Vorteil, insbesondere in Bereichen in denen Prozessoptimierungen durchgeführt werden sollen, weil die Arbeitsbelastung bereits übermäßig hoch ist.

Besonders spannend in der Geschäftsprozessoptimierung sind Prozess-Schleifen, Verzweigungen in Fallgruppen mit unterschiedlichen Arbeitsschritten und Teilprozesse vor denen sich lastbedingt die Bearbeitung staut. Jeder kennt diese Situation, sei es als Kunde oder als Teil der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Mit Process Mining lassen sich diese Engpassfunktionen mittels historischer Daten schnell quantifizieren und in der Folge die Verbesserungsmaßnahmen in nahezu Real-Time auf ihre Wirksamkeit überwachen und weiter verbessern.

Process Mining ist unabhängig von Unternehmensgröße und Branche in allen Geschäftsprozessen möglich, die ganz oder partiell IT gestützt durchgeführt werden. Dabei bedeutet IT gestützt nicht unbedingt SAP. Es können Daten unterschiedlichster Systeme und Softwareprogramme herangezogen werden. Auch die Einrichtung einer direkten, permanenten Schnittstelle zum ERP System ist nicht notwendig. Im Zweifel bringt ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Experten Klarheit über technische Einsatzvoraussetzungen, Nutzen und Potenziale in einem speziellen Anwendungsfeld.

Typische Zielsetzung des Einsatzes von Process Mining /

Welche Optimierungspotenziale lassen sich erschließen?

Für das Process Mining haben sich in unseren Consulting Projekten einige typische Einsatzzwecke und Nutzenpotenziale herauskristallisiert:

• Reduzierung von Ressourcenverbrauch und Durchlaufzeiten
• Reduzierung der Prozesskomplexität durch Trennung der Bearbeitung von Standard- und Sonderfällen
• Identifikation und Abstellen potenzieller Compliance Probleme oder Sicherheitsrisiken in Prozessen
• Benchmarking von Prozessen verschiedener Standorte oder Geschäftseinheiten
• Steigerung der Kundenbindung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch genau planbare/ kommunizierbare Bearbeitungszeiten
• Optimierung der Personaleinsatzplanung
• Margenoptimierung durch Analyse kundenspezifischer Bearbeitungskosten

In welchen Prozessen wird Process Mining heute bevorzugt eingesetzt?

Unsere Projekte zeigen, datengetriebene Methoden der Prozessoptimierung werden heute in allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Entsprechend nennen wir an dieser Stelle nur einige industrieübergreifend Beispiele:

Vertrieb

Lead-To-Order, der Prozess vom Kundeninteresse bis zur Bestellung von Produkten

• Umsatzsteigerung durch Verbesserung der Conversion-Rate, Reduzierung von Abbrüchen z.B. im Online-Shopping
• Reduzierung der Dauer des Verkaufszyklus verbessert Abschlussquoten und Cashflow

Order-To-Cash, die Prozessschritte vom Kaufvertrag über Lieferung, bis zur Vereinnahmung der Zahlungen

• Verbesserung der Lieferpünktlichkeit stärkt die Kundenbindung
• Kostenreduzierung durch Reduzierung von Auftragsänderungen und Stornoquoten

Einkauf / Finanzen

Purchase-To-Pay, die Prozesse von der Warenbestellung bis zur Bezahlung der Kreditoren

• Cash Flow Verbesserung durch schnellere Rechnungsstellung und Forderungsvereinnahmung
• Kostenreduzierung durch Elimination von „Maveric Buying“, dem Einkauf unter Umgehung der Einkaufsabteilung

Produktion

Optimierung von Durchlaufzeiten in Fertigungsprozessen

• Kostenreduzierung in Produktionsfluss und Nacharbeiten
• Ertragssteigerung durch genauere Kalkulation produkt-spezifischer Produktionskosten

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl branchenspezifischer Prozesse, z.B. bei Energieversorgern, Banken und Versicherungen, Abrechnungsdienstleistern oder Call Centern, wie das Customer Data Management, d.h. das Anlegen, Ändern und Verwalten von Kundendaten und Verträgen, die für die kontinuierliche Steuerung und Optimierung mittels Process Mining prädestiniert sind.

Wie läuft ein Process Mining Projekt in der Praxis ab?

Wenn ein Unternehmen erst Erfahrungen mit der Methode sammeln will, oder schnell Ergebnisse für ein abgegrenztes Problemfeld benötigt, ist der Einsatz eines erfahrenen Beraters, der die Software für einen “Proof of Concept” mitbringt und den Prozess steuert, der kostengünstigere und schnellere Weg. Während dieses Projekts können die eigenen Mitarbeiter trainiert werden, um den weiteren Einsatz von Process Mining dann inhouse fortzuführen.

Ein typisches Projekt umfasst 9 Projektschritte:

1. Definition und Abgrenzung des Untersuchungsfeldes
2. Datenbereitstellung, Extraktion der Eventlogs aus den verschiedenen Datenquellen
3. Bereitstellung der Process Mining Software und Datenimport
4. Ableitung des Prozessflusses aus den Daten und Verifikation
5. Aufbau des Prozessmodells und Prozessanalyse
6. Prozessanalyse und Simulation von Verbesserungen
7. Implementierung der Analyseergebnisse in den Prozessen, ggf. Anpassung Ressourcen, Mitarbeitertraining, etc.
8. Überprüfung der Wirkung der Prozessveränderungen im laufenden Betrieb
9. Finetuning / Optimierung

Welches ist die richtige Software für mein Unternehmen?

Es gibt verschiedene Process Mining Softwareprodukte am Markt, jede mit ihren spezifischen Stärken und Schwächen. In einem der nächsten Blogs geben wir einen Überblick über die Softwareprodukte für das Process Mining und deren Eignung für unterschiedliche Projekte und unternehmerische Anforderungen. Wenn Sie zwischenzeitlich eine unabhängige Unterstützung bei der strukturierten Softwareauswahl wünschen, sprechen Sie uns am besten direkt an.

Fazit: Vorteile von Process Mining

1. Transparenz

Durch die Auswertung der Event-Logs der Prozesse wird nicht nur der Hauptprozess, sondern auch alle Schleifen, Verzweigungen und Prozessabweichungen in allen Details hinsichtlich Abläufen, Häufigkeiten, Durchlaufzeiten, Staus sichtbar

2. Interaktive Darstellung in Process Maps

Die Process Mining Software ermöglicht die interaktive Darstellung aller Prozessdetails in Process Maps. Im Simulationsmodus werden zusätzlich Mengengerüste, Frequenzen und Zeiten grafisch angezeigt.

3. Hohe Belastbarkeit der Ergebnisse

Die Auswertungen fußen auf IST-Daten, jeder einzelne Vorgang, der den Prozess durchlaufen hat, ist detailliert nachvollziehbar. Ungenauigkeiten durch Vereinfachungen bei der Prozesserhebung oder Schätzfehler bei Mengen und Zeiten entfallen.

4. Geringer Projektaufwand, schnelle Ergebnisse

Im Projekt klären wir die Datenbereitstellung mit dem IT-Bereich, bereiten die Daten auf und importieren Sie in die Analysesoftware. Dann beginnen bereits die Auswertung und Optimierung der Prozesse.

Sparen Sie Sie Zeit und Kosten, nutzen Sie die innovative Process Mining Technologie.

 

Sie wollen Process Mining kennenlernen und herausfinden, welche Möglichkeiten es für Ihre Aufgabenstellung bietet?

Sie wollen schnell und kostengünstig Prozessverbesserungen erzielen?

Sprechen Sie uns an: kontakt@dennso.de oder direkt Tel.: 040-36 97 590